如何做好文秘工作|巧用协同０Ａ做好文秘工作
巧用协同OA，做好文秘工作文秘工作是常见的一个工作种类，在行政事业单位和企业中都占据比较重要的地位 。文秘有大量的时间是与文字打交道，同时又是经常会兼带一些管理工作，甚至会成为领导的帮手和喉舌 。由于文秘工作的特殊性，使文秘工作会直接影响公司的管理执行力和工作效率 。同时，文秘也是单位里离领导最近的人员，其工作成效会直接影响领导对他的评价 。如何做好文秘工作，成为管理工作特别是办公室管理的重点，也成为从领导到文秘本人的工作重心 。做好文秘工作有许多基本的素质和技术，如：灵活的头脑、勤恳的精神，以及良好的文字组织能力和口头表达能力，和组织协调能力等等 。除此之外，近年来随电脑和网络普及而兴起的协同OA，也成为做好文秘工作的有力助手 。协同OA是协同软件在办公自动化中的应用，也是协同软件最为基础的应用之一 。什么是协同软件呢，按照我国产品竞争力第一的协同软件厂商复旦协达Ctop.CN的定义：以互相配合为主要应用目标的软件称之为协同软件 。依据《计算机世界》的市场调查数据显示：公文管理、日程管理、信息共享与交流，是目前协同软件的三个应用重点 。虽然协同软件不仅仅是为了满足文秘工作的要求，但协同软件能够切实提高文秘工作的质量和效率，文秘人员已经成为协同软件最常用的操作者 。巧妙地用好协同软件在OA中常见的以下几个方面功能，对做好文秘工作大有帮助 。
公文管理，实现协同写作
协同写作是协同OA最早的应用之一，也是目前最为广泛的协同应用 。在复旦协达等主流协同软件中，基于协同写作应用思想的公文管理，都作为重要的功能模组单独列出 。公文管理中的协同写作思想，能够支持多人依据一定条件，共同编辑、修改、审核一篇文档 。协同写作实现了单人电子写作不好实现的一些功能，如：笔迹留痕、电子印章、手写签名与手写批注，同时在文档的修改意见、核稿等方面更加自动化 。日程管理，优化时间管理
协同OA中另一个常见的功能就是日程管理，该功能能够有效优化时间管理的效率 。“时间计划”能够帮助文秘做好事前规划，从容面对繁多的工作安排；“工作提醒”无须人为干预和记忆，就能自动化动提醒应该处理的工作，使文秘人员能够大大降低工作安排的记忆量，使工作更加轻松；“日程视图”能够通过图形的方式，一目了然地掌握应该处理的工作，对工作安排做到心中有数，从容应对 。表单流程，让管理更加规范
文秘在日常工作中，经常碰到有人跨越管理规定，不照流程做事的情况 。甚至有人找文秘“帮助”，希望文秘能够在领导那里有所通融，使文秘左右为难 。复旦协达等协同OA中的表单流程功能，可以将日常工作内容全部表格化，再通过图形化的工作流，将管理表格按照即定的工作程序和规范流转 。表单加流程的协同模式，不仅大大提供了工作效率，而且增强了管理的严肃性，使文秘不再面临“人情”与“制度”两难选择的境况 。信息共享与交流，因沟通而和谐
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