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成功举办远程会议的 13 个策略( 二 )

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09Nine
邀请合适的人
只邀请对会议主题有影响的人参加会议 ， 可以贡献有用的内容来支持决策或有能力为最终决定带来价值的人员 。 然后 ， 提前为每个人准备议程、背景材料 。 这个策略适用于所有会议 ， 无论是远程的还是面对面的会议 。 这样 ， 当会议结束时 ， 参加会议的每一个人都会为自己能够在会议的过程中做出贡献而感到满意 。
10Ten
轮流贡献
让每个人都有机会再会议中以结构化的方式做出贡献 。 在视频会议中可能发生的两件最糟糕的事情一是参与者感觉脱离接触 ， 自己是无关紧要的 ， 二是每个人都互相交谈 ， 脱离主题 。 这两个极端是导致远程会议失败的重要因素 。 安排与会人员轮流做出贡献 ， 特别是寻求那些不太愿意发表意见非常重要 ， 同时 ， 再会议过程中需要你不断的促进安全对话的氛围 ， 这样才能够确保你能够从参加会议的每一个人那里获得对会议主题有价值的信息和想法 。
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建立沟通结构
远程工作的团队可能会遇到混乱和缺乏清晰度 。 有的时候 ， 人们不确定自己与谁在讨论问题 ， 如何以及何时解决问题 ， 从而导致会议进程的滞后和延误 。 你需要设计一个清楚的远程沟通的结构 ， 这对决策制定和有效沟通至关重要 。 在会议的过程中 ， 你需要按照涉及的沟通结构不断推动 ， 形成有效的沟通过程 。
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预先安排你的会议
在会议之前 ， 你需要设计这次会议将是什么样子的一个预设框架 。 预测可能出现的挑战和技术问题 ， 并制定在远程会议中发言的行为准则 ， 因为沟通媒介不像面对面的会议的互动那样同步 。 在会议的过程中 ， 你需要有停顿和持续调整以匹配每一个人的参与度 。
13Thirteen
让会议变得有趣
除了我们前面提到的可以避免总是坐在电脑前进行远程会议外 ， 对于那些每周进行的远程例行团队会议 ， 有的公司会安排参会人员选择以特定口音（伦敦音、堪萨斯口音、波斯顿口音等）进行交流 ， 对于我们来说 ， 也可以选用不同地方的口音 。 甚至还可以一周大家都装扮成海盗 ， 一边讨论各种商业项目 ， 一边聊天 。 它不仅更容易集中注意力和保持警醒 ， 而且还可以为一个团队建立了深厚的联系 。
结束语
远程会议的形式可能在相当长的一段时期里继续存在 ， 上述13个策略可以帮助你在举办远程会议的种提升会议的成功率 。 如果你能够抓住远程会议的特点 ， 认真准备 ， 运用适当的策略 ， 远程会议和面对面会议一样可以卓有成效 。
【成功举办远程会议的 13 个策略】

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