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成功举办远程会议的 13 个策略

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成功举办远程会议的 13 个策略


字数统计：2420字     预计阅读时间：约5分钟


长期以来 ， 远程会议一直是全球性组织和跨过公司种常见的会议形式 。 但在近两年里 ， 受新冠疫情的影响 ， 许多办公室关闭限制了人们坐在一起面对面开会的可能性 。 于是 ， 远程会议已成为当前大多数公司举办各种会议的常态 。
虽然远程会议具有允许人们从任何地方进行连接的明显好处 ， 但它们也带来了独特的挑战 。 幸运的是 ， 如果你知道应该如何为远程会议做好准备 ， 那么大部分的困难是可以克服的 。 本文为你推荐福布斯教练委员会的远程会议13个策略 ， 希望能够为你在举办远程会议的工作中有所帮助 。
01One
设定明确的角色和期望
由于远程会议的参与具有挑战性 ， 因此让所有的参与者都有明确的角色和贡献是关键 。 与会者的角色可能是为了交流数据、做出决定、分享想法甚至可能是为会议的进程发挥促进作用 。 作为远程会的举办者 ， 你在邀请人员时 ， 应当明确对每个人的期望 ， 确保在会议期间能够让与会者各司其职并做出他们应有贡献 。
02Two
熟悉如何使用会议平台
确保你在会前熟悉如何使用远程会议的平台 。 这听起来似乎很明显 ， 但是当参与者不知道看计算机的摄像头或是他们正在以俯视的角度进入会议的时候 ， 他们会显得不投入 ， 缺乏信心 ， 或者是咄咄逼人 ， 会议过程可能会进入艰难的状态 。 而且当参与者不知道如何使用平台软件时 ， 也会对会议的进程产生重大的干扰 。 因此 ， 你对会议平台的熟悉程度应该达到能够远程指导他人的程度 ， 以便在会议中 ， 能够为参会人员提供平台操作上的帮助 。
03Three
打开摄像头
开启摄像头是提高远程会议成功率的一种重要方式 。 调查发现 ， 一个小组需要在一起讨论的时候 ， 当我们呼吁那些没有使用有效工具的人的时候 ， 这个行动的本身就为大家带来被包容的感受 。 还有一种方法就是在会议通知的时候概述如何打开摄像头 ， 以便与会者在会议开始前就知道需要打开摄像头 。
04Four
带着你的远程会议出去散步
大多数人认为远程会议一般都需要坐在电脑前正襟危坐地参加会议 ， 但是 ， 我们应该想办法以一种不会过时的方式维持这种远程会议的形式 ， 使得远程会议不会显得过于单调 。 有一种建议就是 ， 利用经理们与团队成员出去散步的时候 ， 进行一对一的会议 ， 也许当其中的一个人坐在操场上看着孩子们玩耍的时候 ， 或者是在公园里散步的时候 ， 等等 。 关键是要尽量使得参加会议的人员并不总是坐在电脑前 ， 这样可以减少人们对远程会议带来的单调的感受 。
05Five
提出问题并鼓励对方分享
远程会议的最大缺点之一是脱离接触 。 举办会议的主持者需要采用各种可以让听众保持参与的方式 ， 例如提问、结合测验和鼓励对方分享他们的想法和意见 。 一些最吸引人的远程会议让每个人都在消息平台上交谈、贡献和输入他们的答案 ， 即使他们没有亲自在一起 。
06Six
建立适当的会议礼仪
远程会议的一个常见的弊端是参与者没有遵守适当的会议礼仪 。 会议的举办者需要提前制定远程会议的行为指南 ， 例如在轮到你发言之前应将麦克风静音 ， 并且应关闭所有其他计算机应用程序 ， 当然那些与会议相关的应用程序除外 ， 这将使会议更加顺利和成功 。
07Seven
提前几天发送会议议程
许多远程会议未能达到预期目标 ， 是因为议程没有经过深思熟虑 ， 每次讨论的时间表也没有做很好的锁定 。 如果会议中有头脑风暴 ， 要让与会者提出他们的想法 ， 这对时间的管理提出了挑战 。 这需要在举办会议前对各项活动进行有效的策划 ， 并在会议中对讨论的时间进行有效的控制 。 即使会议的主要目的是进行决策和解决问题 ， 也是一样的需要针对时间进行设计和控制 。
08Eight
利用平台的分组讨论室
学会使用远程会议平台的分组讨论室对会议的内容进行小组讨论 ， 对于成功举办远程会议很重要 。 长时间的倾听他人的观点和意见 ， 这会使人们分心 ， 并且会产生一种脱离接触的感觉 。 分组讨论室增加了每个人的发言机会 ， 倾听与发言可以交替进行 。 这样 ， 每个人都可以进行投入 ， 并有利于更深入的讨论 。

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