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市级各行政事业单位,各镇人民政府:

告知函的写法.告知函和答复函十分接近.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况.
告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.
函的结构和写法
（一）标题
函的标题一般由发文机关、事由和文种构成 ， 有时也可以只由事由和文种构成 。
（二）正文
1．开头 。写行文的缘由、背景和依据 。
一般来说 ， 去函的开头或说明根据上级的有关指示精神 ， 或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难 。
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号 ， 有的复函还简述来函的主题 ， 这与批复的写法基本相同 。继而 ， 有的复函以现将有关问题复函如下一类文种承启语引出主体事项 ， 即答复意见 。
例一：
告知函
敬启者：
我方三月十日致贵方函谅悉 ， 故在函曾中强调我方第816号单交货之重要 ， 务心将货物于四月三十日前运达 。
货物虽已运出 ， 但尚未接到贵寄来的任何资料 ， 除取消本订单外 ， 别无选择 。因为我方顾客坚持交货日期 ， 这样做实出无奈 ， 至感遗憾 。
发函者
例二：
告知函
敬启者：
贵方订购货物的出口许可证已获批准 。货物即于八至十天内制伯完成 ， 特此奉告 。我方建议 ， 以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款 。
我方一接到贵方确认书后 ， 信用证就已开出 ， 而货物即行启运并将文件寄出 ， 作为向银行结帐任据 。
敬上
发函者
联系函范例
例一：
联系函
敬启者：
信用证修改事项说明如下：
根据我方收到的信用证 ， 其付款规定为见票120天付款 。但是我方所需要的 ， 是见票即付信用证 。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载 。因此 ， 请贵方按单内说明修改 。货物将于本月二十交运 ， 敬请贵方依照我方要求立即修改 。
敬上
发函者
例二：
联系函
敬启者：
贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉 。本公司本打算付清 ， 但由于本地季节性贸易不景气 ， 造成我方顾客付款极度缓慢 。
此种原因 ， 致使本公司暂时不便清偿货款总额 。今天通过中国银行 ， 本公司以电报发出 ， 贵方可在一两天内收到 。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助 。

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