如何做好办公室工作|对做好办公室工作的一点理论思考


办公室是一个单位的综合部门,是承上启下、联系左右、协调各方面的中心枢纽 。办公室工作对本单位的全面工作有举足轻重的作用 。随着改革的进一步深入,各机关单位所承担的任务日益增多,同时对办公室工作的要求也越来越高 。在开展深入学习实践科学发展观和"作风建设年"活动中,最近就如何更好地做好办公室工作进行了一点研究和思考 。

一、认清办公室工作的主要职能,是做好办公室工作的前提和基础 。

从总体上说,办公室的工作任务包括:办文、办会、办事、参谋、协调、人财物管理等方面内容 。其主要职能为:

(一)管理职能 。办公室的管理职能,是指运用行政的手段来管理本单位的事务 。主要包括1、公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办、机要、档案等各个环节的具体事宜;2、事务管理,如财务管理、会务接待、值班工作、保密工作、汽车使用管理、采购设备和物品等工作 。管理职能是一个单位各项工作能够正常运作的重要保障 。3、日常工作运行管理,如上传下达,安排落实具体事务,完成上级部门和本级领导交办的工作等 。

(二)综合协调职能 。综合协调功能是办公室的重要职能,它是指为了完成特定目标而使不同单位、部门、个人之间相互配合、协调一致的职能 。它既要协调本机关外的关系,包括与上级、与兄弟单位、与基层的关系;又要协调机关内的关系,包括与领导、与各处室、与下属单位、与各位员工的关系等,通过协调使各项工作达到统一步调合理安排 。

(三)服务职能 。办公室服务职能的主要内容包括:为领导服务、为机关服务、为基层服务,就是通常俗称的"三服务" 。为领导服务,主要是指办公室工作人员是领导的助手、要参与政务、办理事务等;为机关服务,是指为机关内部各部门服务,办公室要积极主动提供服务,及时解决问题;为基层服务,主要是指为下级单位、基层和群众服务 。"三服务"至关重要,缺一不可 。

(四)参谋职能 。办公室要发挥参谋作用,积极为领导出谋献策,这是领导决策民主化、科学化的迫切需要,也是新时期赋予办公室的一项重要任务 。参谋工作主要包括以下内容:一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;二是协助决策,发挥助手作用 。

二、坚持办公室工作的原则,是做好办公室工作的关键 。

办公室工作千头万绪,样样工作都很重要,要做到办公室工作少出差错、高效运作,需要把握以下几项重要原则:

(一)摆正位置原则 。要摆正位置需要处理好两个关系:一是参谋与决策的关系 。办公室作为联系上下左右、前后内外的桥梁,平时应当了解上级精神,掌握工作重点,及时主动地为领导提供各种真实、有用的信息,想领导之所想,谋领导之所思,大胆积极地提出建议,作出"怎么办"的预案,为领导全面分析问题、正确进行决策服务 。但是,在为领导出谋献策时,要把握分寸、注意适度,不能把自己的意图强加于领导,不能片面理解领导的指示,断章取义,更不能代替领导决策,假传"圣旨" 。二是用权与越权的关系 。办公室工作繁杂、琐碎 。根据其职能,对一些具体事务,办公室有权处理 。但是,对一些关系到全局性工作,涉及到领导的政务活动,以及财务、上级领导机关的要求等,必须及时向领导请示报告 。

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