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接听客户电话的礼仪与技巧( 二 )


无论什么原因 ， 电话中断 ， 首先打电话的人应该再拨 。
如果你和某人在他的办公室谈话 ， 而他突然接到了一个紧急电话 ， 你应该问：我该出去一会吗？而他在接电话的时候也应该说：对不起 ， 我一定要接这个电话 。
当你通话时 ， 注意背景不要太吵 。有太闹的电视或收音机 ， 请尽量调轻一点 。
当你打长途电话给别人请求帮助 ， 正好对方不在 ， 你应该选合适的时间再打去 ， 最好不要让对方回电 ， 因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费 。
如果打电话拨错了号码 ， 应当说一声：对不起 ， 我拨错了号码 。如果接到拨错的电话 ， 应当客气地告诉对方打错了 ， 请他重拨 ， 不要使对方难堪 。
（2）秘书应有的电话礼仪
如果你用了一个新秘书 ， 应该教你的秘书有一个良好的电话礼仪 ， 并逐渐把所有要领灌输给她 。
首先是让她不要过多地参与你的电话 ， 使你几乎不能直接和来电人联系 。为此 ， 作为她的老板 ， 你至少应该给她提供如下的名单：
你的至亲的人家人、朋友、医生、老师那些可以立刻与你取得联系的人 。接到这类电话 ， 秘书会说：我知道老板很想立即与你通话 。
你的重要客户如果你有时间就和他们通话 。如果暂时没有时间 ， 秘书应说：我知道老板很想接你的电话 ， 他现在正在接另一个长途电话 ， 等他处理完 ， 我会叫他打回电给你的 。
你不想接听电话的人—接到这类电话 ， 秘书则说：我很抱歉 ， 老板目前仍在开会 ， 他没有时间来接电话 。所以我只能建议你把你要说的写封信 ， 然后寄到办公室来 。
同时要告诉秘书 ， 不要让任何人等待超过15秒 ， 如果你不得不持续时间长一点 ， 让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他！然后务必要做到 。
此外 ， 还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人 。换句话说 ， 让她多了解公司 ， 什么人是负责什么事的 ， 以便当你不在的时候 ， 她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人 。
（3）做好电话留言
当别人给你打电话时 ， 有礼貌的做法是当天回电给对方 。但是如果你没接到电话 ， 最好是两天之内回电 。如果你没办法回电 ， 那么 ， 你应该在两天之内 ， 请别人替你回电话 。
在办公室里 ， 每个人上班、下班及中间离开或外出的时间都不一样 ， 当接听同事的电话时 ， 要替同事做好电话留言 ， 记下别人的姓名、电话 。在这方面我们要互相帮助 。在家中也是一样的 。无论是生活中 ， 还是工作中 ， 我们都应当多替他人想 。

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