电子档案几点要求( 三 )_一、归档载体发生变化

三、电子档案应依托技术力量，加强保存与维护电子档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应在充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等实际情况下，统筹设计技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，使之能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在为企业服务的过程中发挥更大的作用。具体来说需要注意以下几个问题：第一，要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示，可采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。第二，要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质载体上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，在条件允许下，配备防磁柜等专用设施。第三，要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原，形成人们能够直接阅读的格式进行显示。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。第四，要对电子档案定期进行有效的检测与维护。电子档案载体很容易受到保存环境的影响，因此对保存的电子信息要定期进行检测与拷贝，应每半年进行一次，并将定期检验结果填写在电子档案管理登记表中，电子档案封存载体不外借。对于电子档案的检测与维护必须严格管理，必须建立相应的维护管理日志，并做好维护记录。