座谈会|如何策划一场真实客户线下座谈会( 四 )_

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4. 活动现场布置与设计1）场地选址
以“安静、清幽、舒适”为目标选择合适的活动场地，座谈会一般有6-12人，可以在一个小的咖啡馆或酒店的圆桌会议厅举行。需要注意的是由于参与活动的客户多数是首次见面，难免有一定的距离感，如果场地太吵闹或会议布局设置不合理，则活动效果会大打折扣。因此一般布局多为圆桌式，主持人与客户围在一起，把隔阂感与距离感降到最低。
2）设备调试
投影仪、音响、灯光等设备都需要提前调试准备。投影仪是座谈会话题展示的窗口，其朝向应直面客户，高度适中、亮度适中，避免身体产生不适感；音响声音要清晰明亮，但声音不能太大，同时要避免杂音等影响；灯光以暖色调为主，营造较为舒适休闲的氛围；
3）环境氛围设计

亲和感：当客户到场的第一时间，工作人员要主动与客户交流，引导客户签到及入座等，其中主持人要提前就座，与到场客户保持交流攀谈，表现出应有的亲和力；
休闲感：提前储备充足的茶水和小点心，类似于茶话会，让客户可以在会议中边喝茶边交流，避免过于正式的压抑环境，以便于客户充分的发表自己的见解；
舒适感：座椅的摆放间距、主持人的语调风格、现场的服务人员工作态度等等，都需要以营造客户舒适感为目标进行设计，比如座椅的间距一般为0.5至1米为佳，主持人的主持风格需较为诙谐，不要太严肃，现场的服务人员要语气适中，保持笑容等等；
娱乐感：在长达2小时左右的座谈会中，需要穿插一些娱乐性的游戏环节，一方面方便奖品的发放，另一方面可以使现场的气氛稍微放松一些，增加企业与客户、客户与客户之间的互动，便于消除大家的陌生感。

5. 座谈会的实施“预热”阶段：
这是针对座谈会/访谈的初步热身，访谈各方相互进行介绍，并进行简单话题交流，逐步进入状态。
“准备”阶段：
这一阶段是向客户明确讨论范围和存在的问题。
访谈“主体”：
这一部分是访谈的高潮部分，采访者按照预定顺序不断提出问题和讨论议题，了解受访者所做出的回应，座谈会中受访者要逐一回答。对于采访者来说，在这一阶段保持分析性和中立十分重要。如果访谈结构相当自由，则受访者可以决定话题顺序，而采访者需要按受访者思维进行访谈。其他情况下话题顺序由采访者决定。在这一部分结束前，采访者需要检查确认访谈涵盖了所有话题。
“结束”阶段：
采访者需要总结其采访中所获得的信息，并向受访者确认信息无误。需要询问受访者访谈是否涵盖所有话题，以及是否有问题没有涉及。
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