除了硬盘存储与备份,法律从业者的文件管理更重要( 五 )

而亿方云就是这样一款产品,提前将工作有关的文件上传、备份至亿方云,根据需要对所需文件进行同步设置后,在电脑上的重要法律文件就可通过手机端随时随地快速获取与查看。现在我哪怕是出差在外,也可以迅速查看文件、审阅合同、将文件发送给客户。

四、文件权限统一管理,所有工作文件安全流转

律师天然要与或大或小的公司打交道,所处理的内容也属于企业中比较敏感的部分,所以对相应文件安全的问题格外重视。而在传统工作状态下,文件全部保存在本地,对于这样的问题,文件管理情境基本可以用一团糟来形容。再加上法律行业本身具备特殊性,同一个案子的文件可能要经很多人的手,同一部门不同律师对同一文件也会有着不同操作权限。

除了硬盘存储与备份,法律从业者的文件管理更重要

之前在一个关于劳动争议的案件中,我作为主负责律师,先给此案件建立起协作文件夹,邀请了团队内的三名以及其他部门的两名律师一起进入协作,并根据角色所需分别给团队内的律师设置编辑者权限(能修改文件)、其他部门律师设置查看者权限(能查看文件,但不能修改),方便不同成员在协作过程中各司其职。

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