企业|任务管理工具只用来“提高效率”？这样做的企业亏大了_

编辑导语：作为一名B端产品经理，每天需要做的事情有很多，如何提高自己的任务管理能力？作者分享了一个任务管理工具的实践与应用，并思考如何将这款工具的价值最大化。

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任务管理工具是B端产品的重要分类，在组织协作中承担着“路线图”和“时间表”的作用。笔者最近负责的项目，是为某投资机构设计落地一款任务管理工具。本文将从任务管理工具的定义、产品形态入手，结合实践案例，思考这款工具如何承担“效率工具”的作用，以及对组织发展的更大价值在哪里。
一、何为“任务管理工具”1. 定义任务管理有很多形式。在纸上列下每天要做的事情，可以视为任务管理工具的MVP形态。
智能设备上的软件和应用，则赋予了任务管理这件事更多的想象空间，比如任务的可视化管理、时间提醒、周期任务以及团队协作等衍生场景。
在调研了国内外竞品之后，我将任务管理工具的常见功能模块进行了梳理：

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在此基础上，可以尝试为任务管理工具总结一个定义，也框定本文的讨论范围：单个或多个用户，实现对离散或相同主题待办事项的创建、跟踪以及相关信息记录的工具。
2. 产品形态从上一部分可以看出，任务管理工具的使用场景可以分为“个人”和“协作”两大部分。
其中“协作场景”又可以分为两类：个人任务通过权限分享转化成的协作任务；项目制的多人协作。由此可见，“个人”和“协作”无法在任务管理工具中严格拆分。
不同的产品，在场景适配上会对这两个场景各有侧重。比如滴答清单更重“个人”场景，Teambition则主打团队协作。
但仔细观察这些产品，会发现他们都具有兼容两种场景的能力。
当前市面上的任务管理工具，从产品形态上可以分为两大类：
（1）传统的看板式协作
代表产品：Teambition、Worktile、 Trello、Plan（微软Teams应用）等
这类产品的原型，脱胎于日本精益制造的“看板管理”形式，其核心理念是将任务以看板的形式展示出来，以可视化的形式实现协作中的信息同步，从而提高协作效率。

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（2）多维表格
代表产品：飞书多维表格、Vika等
这类产品形成于“低代码”趋势下，将传统产品中藏于后台的数据库直接展示到前台。
信息以更密集、更结构化的形式展示给用户。
用户可以直接查看、编辑数据；定义判断条件，替代传统数据库中应用的sql语句，实现数据筛选与查询；通过赋值公式，实现不同表格中的数据透视与关联。

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2. 任务管理工具提供的价值（1）解放大脑
这是任务管理工具最原始、核心的作用。
人们通过工具，将要做的事情记录下来，并用各种形式进行展示和处理，从而为大脑腾出时间和空间去做需要深加工的议题。
（2）提高效率
个人场景中，任务管理工具主要通过对待办事项的优先级排序，实现效率提升。
协作场景中，任务管理工具则主要通过优化信息同步的方式，实现效率提升。
（3）信息沉淀
“百度搜索之父”俞军，曾在其产品方法论中提到：
只有企业内部组织生产的效率由于市场提供同等产品的效率，企业才可持续。
企业积累的共同知识越多，企业内组织效率就越高。
共同知识是企业效率和核心竞争力的本源。