企业|任务管理工具只用来“提高效率”？这样做的企业亏大了( 二 )_

任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石”，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。
二、任务管理工具如何助力组织智慧的沉淀与挖掘笔者最近负责的项目，是为一家投资公司设计任务管理工具。
投资公司的核心工作是信息加工。信息加工的质量，决定了其盈利的水平。
因此，投资机构对共同知识的积累有这样几个特点：
【企业|任务管理工具只用来“提高效率”？这样做的企业亏大了】第一，擅长信息加工的天然优势。
作为高密度脑力劳动企业，投资公司的门槛，意味着其组织内的分析师、投资经理以及法务、咨询、PR等专业团队，会产生大量质量较高的信息。
第二，信息过载的天然劣势。
同样的原因，当信息增加的频率和量超过某个阈值时，对管理层、决策者形成信息过载，会降低企业运行效率。
正如上文所说，任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石”，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。
因此，投资公司使用的任务管理工具，需要根据上述两个特点提供对应的方案，从而最大化用户在使用工具过程中的信息沉淀，实现共同知识积累与挖掘。
1. 优化信息录入场景大部分任务管理工具，以任务状态、优先级、时间设置等为重点功能。任务简介通常作为表单中的普通字段，未做突出。
针对投资公司的这款产品，则将notes设为了重点功能。一方面在迭代进程中优先上线，一方面不断丰富录入功能，如富文本、附件、语音等，允许1个任务中创建多个notes，优化外源数据转入的体验。
这样的设计，为各团队在协作过程中产生的加工信息，提供了载体。
2. 对抗信息过载随着功能的使用，信息中很快出现了大量的、长篇的notes。对于管理层、决策层来说，任务管理工具带来的效率提升，几乎被信息过载带来的跟进成本和决策成本冲击殆尽。针对这个问题，采取了这样几个优化方式：
① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主动将信息进行精炼。阅读者视角，则通过折叠的形式，只展示“摘要部分”，长篇信息作为可选择的阅读内容。
②提供“订阅“功能，允许阅读者决定关注的任务范围，并提供集中查看任务更新情况的Feeds页面。同时，“订阅”可以设置等级，即是否接收notes动态的推送，赋予用户主动把控信息量的能力。
③提供多类型视图。允许用户选择看板/列表视图，并设置列表显示的字段及顺序，使用户将有效信息最大密度地展现在视野范围内。
3. 引流信息沉淀除了在协作过程中自然产生的信息，针对投资公司设计的这款任务管理工具，有意对信息沉淀进行引流，主要有以下几个方面：
①扩宽信息录入场景：提供IM、邮箱快捷创建渠道，将使用场景不断扩展，使投资公司的员工将个人办公中的任务管理也从各自的工具中转移进来，实现了信息量的自然积累。
②提供场景转化能力：不同模板之间的任务可以灵活转换，离散的notes可以关联到某个任务，notes可以单独赋权给协作者之外的组织成员，从而实现了个人任务向协同任务的转化，封闭notes向公开notes 的转化。
一方面，更多的信息加工者被纳入，进一步扩大信息量；另一方面，任务中的信息转化为组织知识，为长期积累提供了可能性。
4. 优化信息挖掘体验前三点，实现了信息量的原始积累。在此基础上，需要优化信息挖掘体验，从而实现信息的时间价值，使其转化为组织智慧。