大型会议接待方案( 五 )
●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面 。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作 。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌 。这是音响应立即播放出国歌 。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者 。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱 。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他 。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力 。
●做好会后服务的准备 。会议进行之中，就应为会后服务做好准备 。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备 。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排 。
会后服务
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作 。
●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动 。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施 。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程 。
●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料 。②整理会议纪要 。③新闻报道 。④主卷归档 。⑤会议总结
举例会议接待方案
为成功圆满接待“×××”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改 。
原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务 。
一、接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员 。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作 。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点 。
二、接站：
根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场） 。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店 。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项 。
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