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客户接待方案( 四 )



4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认

客户确认来访并已经办好VISA卡后 ， 通常会告诉业务人员准确的航班信息 ， 这时 ， 我们的业务人员应主动联系客户 ， 尽量让客户不要直飞上海 ， 可以通过香港转机到南京 ， 这样一来可以节省我们接机的时间 ， 二来可以为我司节省一定的用车费用 。

航班信息确认完毕后 ， 要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店 ， 以便安排住宿 。酒店住宿费用通常由客人自行支付 ， 但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店 。

客户来访之前 ， 业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部 ， 以便及早安排好车辆接送客户 。见表2：

5、参与接待人员对接

根据前期的沟通 ， 业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容 ， 为此 ， 业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通 ， 并请相关技术人员在接待时给予协助和支持 。同时 ， 应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总 ， 以便准确把握客户意图 ， 保证洽谈进程顺利进行 ， 并对相关可能出现的问题加以分析和判断 。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理 ， 以确定参与谈判的人员 。如需要董事长等高层领导参加 ， 必须提前2天书面告知总经办 ， 以便确认董事长等高层领导是否可以参加 。

6、资料准备

客户来访前 ， 业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料 ， 如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况等等 。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料 。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院或技术部门相关人员联系以确保无误 。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进行事先沟通 ， 以促进谈判的顺利进行 。更重要的是 ， 在谈判前 ， 业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解 ， 以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问 。

7、会谈必备用品准备

客户来访的前一天 ， 业务人员必须事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量 ， 展厅使用时间 ， 多媒体教室使用时间 ， 会议室使用时间 ， 是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求 ， 以便行政部做好会议准备工作 。行政部必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开 ， 并将所有准备资料和用品准备到位 。

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