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进行|如何避免“范围蠕变”让项目脱轨？

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进行|如何避免“范围蠕变”让项目脱轨？
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“范围蠕变（scope creep）”是指一个项目的范围控制的变化 。 这种现象出现时 ， 就会发生一个项目的范围并错误定义、记录和控制 。 通常来说 ， 在发布具有项目开始时就列出的功能和服务的产品 ， 项目的范围就要涵盖必须完成的任务和目标 。
但是 ， 当即将发布项目的之前 ， 客户请求的新功能不属于初始计划时 ， 会发生什么？如果忽略维护项目范围的请求 ， 则可能会使客户端不满意 。 但是 ， 如果你接受并低估了请求的复杂性 ， 则最终可能会错过最后期限并超出预算 。 在这样进退两难的情境下 ， 你必须找到一个平衡点 。
这样的情景就是最常见的“范围蠕变” 。 那么 ， 如何才能更好的避免并处理“范围蠕变”呢？
1、明确项目愿景
为了在截止日期之前完成项目 ， 项目经理以及项目成员一定要有明确的愿景 。 计划的越早 ， 结果会越好 。 几乎每个项目都会被临时添加需求、要求作出更改 ， 就算你乐于批准对项目完成至关重要的更改 ， 但是如果不清楚项目的路线图 ， 那么整个团队将会处于犹豫不决的状态 。 尽早计划并明确了解需求 ， 将有助于你的团队取得长足的发展 。
2、平衡“限制”与“自由”
就好比家长如何教育孩子 ， 是给他绝对的自由还是最大限度的管控 ， 这两者都不会成为标准答案 。 同样 ， 你必须在项目管理中找到适当的平衡点 ， 即过于灵活还是根本不灵活 。 当项目必须按小时计费时 ， 零变更的容忍度会成为一个大问题 。 尽管你可以不断增加工作时间来完成工作 ， 但这并不能真正为项目增加价值 。 该项目的范围将被认为是理所当然的 ， 但会浪费时间 。 取而代之的是 ， 为整个项目留出一些变更空间 。 它不仅使项目可以进行较小的变更 ， 而且还有助于在客户中建立良好的声誉 。
【进行|如何避免“范围蠕变”让项目脱轨？】3、树立正确的期望
总是期望客户能清晰的告诉你他们想要什么 ， 可能是不现实的 。 项目经理如果不能正确传达他们的期望 ， 则可能导致大量的返工和混乱 。 为了解决这个问题 ， 在项目开始前 ， 必须将可能出现的问题提前进行沟通 ， 并与他们进行频繁的讨论 ， 以讨论项目中的“必备”和“备选” 。 尽早让他们参与进来 ， 并定期将他们的反馈意见传达给各个团队 。 这样 ， 你可以避免最后一刻的忙碌 ， 并创建一个更轻松的环境 。
4、适当的拒绝
如果你是一个对所有事情都说“是”的项目经理 ， 那么项目很容易发生范围变化 。 在项目进行期间对项目进行更改 ， 作为管理员 ， 更改项目的权限应该由项目经理来把控 。 你可以接受它们并将它们放入同一项目的范围内 ， 也可以将它们转换为小型项目以供将来计费 。 决策在避免范围蔓延方面起着重要作用 ， 你需要知道何时说“不” 。
5、保持沟通流畅
随着团队规模的扩大 ， 团队成员之间的交流可能会受到影响 。 当出现问题时 ， 许多人倾向于推卸责任 ， 从而在团队中造成不必要的麻烦 。 为避免此问题 ， 请随时注意优质的项目管理工具 ， 这些工具可帮助你创建和跟进任务 ， 发送提醒 ， 与团队成员聊天并生成报告 。 通过强调协作的重要性 ， 可以消除团队之间的沟通中断 。
仔细的计划、明智的决策和清晰的沟通 ， 都是可以让项目在可控范围内进行的法宝 。 优秀的项目管理工具也同样能让项目进行更加流畅 。 欢迎试用Zoho Projects项目管理工具 。
(来源：ZOHO官网)

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