海宇分享丨OA办公管理系统证据的收集、固定操作指引(11)_OA办公管理系统的劳动法问题作者：邓益

第五，强化日常管理中的存证意识，即证据保留意识。某些情况下，即便尚未发生争议，如有必要，也应采取证据保全公证、律师见证等预防措施，及时确保相关OA证据的原始性及真实性。例如，一旦员工在OA中提交电子版辞职申请而未按公司要求补交书面辞职申请，则应立即聘请公证机构对OA中的辞职申请进行证据保全公证，以防员工届时反悔不认。

第六，一旦发生劳动争议官司，如果单位OA系统未使用区块链、可信时间戳、电子签章等前沿信息技术，即应一方面对OA相关内容进行证据保全公证，以便届时可将举证责任转移给员工一方。另一方面，可联络OA应用软件的开发商，必要时由其提供相关的协议或出具证明，来证明OA系统的相关情况，以及其相关的技术性能特点。

最后， OA记录应当保存一定时间，以备可能发生的劳动争议之用。由于司法实践一般认为用人单位对于OA相关证据负有举证责任，一旦发生劳动争议而用人单位不能提供相关OA证据的话，将面临举证不能的不利后果。因此，所有的OA记录均应保存一定的年限，比如三年或者更长时间。