海宇分享丨OA办公管理系统证据的收集、固定操作指引( 十 )_OA办公管理系统的劳动法问题作者：邓益

第三，公司可专门的OA系统使用管理制度。由于OA系统强大、广泛的管理功能，不可避免涉及到员工某些切身利益，比如工资调整、岗位调整、纪律处分、离职等，因此OA管理制度应按《劳动合同法》第四条要求的“民主程序”进行制定和公告，确保其效力无瑕疵。内容方面，应主要明确OA系统授权使用人员的范围、方式、权限、流程，员工相关权利、义务、责任。 OA系统使用管理制度从证据效力角度讲，还可以佐证公司确实实行OA系统进行劳动管理。

第四，在授权员工使用OA系统之前，员工应签署书面声明，明确其有权使用OA系统，同时有义务遵守OA系统的使用管理制度。更为重要的是，这类声明可载明每位员工使用OA所需要的用户名、手机号或其他必要信息，且仅有员工本人才可以设定和更改登录所需密匙，员工有义务保证密匙的安全。这跟公司向员工分配工作用电子邮箱地址的情形类似。另外，如果从技术上讲，一旦相关信息录入OA ，将只有录入者才可以改动的话，则亦应让员工在书面声明中对此予以载明。一旦发生劳动争议，员工无法否认其使用OA系统的事实，也无法否认OA系统中其录入内容的真实性，从而为潜在诉讼中符合电子证据认证标准奠定了基础。